Особенности документации бизнес процессов

Документирование процессов – это метод внутреннего сбора всей информации, необходимой для надлежащего выполнения бизнес-процесса в вашей организации. Это непрерывная деятельность, которая должна осуществляться по мере построения процессов, чтобы обеспечить достижение желаемого результата. К слову, найти перечень документации и различные образцы заполнения можно на https://gostost.com/.

Как правильно вести бизнес-документацию

Документация процесса создает документ процесса: подробное описание каждого требования, необходимого для надлежащего выполнения процесса. Вы должны включить всю необходимую информацию, чтобы документ было легко понять и выполнить.

Если у меня уже есть модель процесса, зачем мне нужна еще и документация процесса?

Проще говоря, модель процесса – это “что”, тогда как документация процесса объясняет “как” и “почему”.

Модель процесса – это графическое представление бизнес-процесса и его выполнения. Она не содержит точных деталей, таких как право собственности или ответственность за этапы процесса, или сколько времени должен занять каждый этап процесса. Этот уровень детализации может быть добавлен в документации процесса.

Например, шаг в модели процесса – “Создание заявки на закупку”, простое описание задачи. В документе процесса есть более подробное описание, например, определение даты поставки, информации о поставке и спецификации продукта.

Зачем мне нужно документировать процессы?

Документ процесса действует как дорожная карта для вашего бизнеса. Когда вы создаете новые процессы или хотите улучшить существующие, документация по процессам выступает в качестве руководства по лучшей практике их построения и выполнения.

Детали в документе процесса могут помочь пользователям понять такие нюансы, как намерение или то, почему процесс был ранее изменен. Это может быть особенно полезно при доказательстве того, что ваша организация соответствует определенным нормативным требованиям.

Каковы преимущества документирования процессов?

Документирование процессов дает несколько преимуществ, которые, в свою очередь, могут способствовать повышению удовлетворенности как сотрудников, так и клиентов.

  • Повышение эффективности процессов – Изучите процессы, чтобы убедиться, что они выполняются наиболее эффективным образом.
  • Повышение общего качества – документирование каждого этапа может выявить области, требующие улучшения.
  • Снижение затрат – Улучшенные процессы позволят сэкономить деньги благодаря сокращению времени на сборку и общему улучшению процесса.
  • Экономия времени на разработку – Стандартизированный способ создания процессов ускоряет процесс создания новых процессов.
  • Устранение недостатков – Документирование процесса позволяет обнаружить недостатки и устранить их.
  • Единая точка отсчета – Устранение любых сомнений внутри компании с помощью единой точки истины.
  • Обеспечение соответствия требованиям – Точное указание того, как выполнять задачи, помогает соответствовать нормативным требованиям.